Efficacité professionnelle Efficacité professionnelle
Référence formation : 5-EP-CLAS - Durée : 2 jours

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Objectifs

- Mettre en place ou refondre un classement efficace, accessible, fiable et évolutif

- Utiliser les fonctionnalités de son PC pour faciliter les recherches

- Organiser les archives

Pré-requis

- Pas de prérequis spécifique

- Tout public

Plan de cours

1. Analyser l'information et choisir une méthode de classement

  • Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
  • Mettre en oeuvre les principes du classement
  • Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
  • Choisir la méthode de classement la mieux adaptée

2. Les freins à la mise en place et à l'utilisation d'un système de classement

  • Identifier les freins pour la mise en place d'un système de classement
  • Gestion du temps

3. Faciliter l'accès de tous à l'information

  • Adopter la démarche pour réorganiser le classement d'un service
  • Élaborer un plan de classement
  • Choisir des titres de dossiers pertinents
  • Structurer ses dossiers de façon pratique
  • Harmoniser les logiques individuelles au sein d'une équipe
  • Faire coïncider le classement papier et micro
  • Choisir un matériel adapté

4. Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver

  • Adopter les pratiques des professionnels de l'archivage
  • Bonnes raisons de garder :
    • que garder
    • pendant combien de temps
    • selon quels critères
  • Connaître les durées légales de conservation des documents.
  • Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après.

5. Classer avec PC

  • Concevoir ses bases de données
  • Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service

6. Optimiser sa messagerie

  • Fonctions d'outlook pour gagner du temps dans le traitement des messages.
  • Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook.

7. Découvrir la gestion électronique des documents

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