Durée : 1 jours
Référence formation : 5-EP-MESS
groupe-personnes-diverses-ayant-reunion-affaires

Objectifs

Gérer l’abondance des courriels en qualité d’expéditeur et de receveur, les prioriser, les classer

Pré-requis

Pas de prérequis spécifiques

La formation en détail

Les sessions de formation ont lieu de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00

Présentation de la formation, des participants et de leurs attentes spécifiques

Les principes de gestion du temps appliqués à Outlook

  • Les principes de gestion du temps appliqués à Outlook
    • Mauvaises habitudes
    • Pratiques chronophages
    • Bonnes pratiques

    Organiser sa boîte de réception de messages

    • Créer une catégorie pour permettre des recherches
    • Trier et organiser ses messages
    • Utiliser des dossiers de rangement
    • Créer et utiliser des dossiers personnels (en local)
    • Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
    • Prévenir ses correspondants de son absence

    Améliorer la gestion des messages

    • Comment le courriel peut aider ou nuire à la gestion du temps ?
    • Coûts réels en temps d’utilisation des courriels
    • Quand, comment et pourquoi utiliser le courriel ?
    • Diminuer les pertes de temps dues aux interruptions par les courriels
    • Trucs et astuces pour une meilleure rédaction de courriels
    • Utiliser plus judicieusement le A, le CC, et le CCI
    • Utiliser certaines options avancées pour l’envoi des courriels
    • Classer adéquatement les courriels à court, moyen et long terme et effectuer des recherches efficaces
    • Utiliser les options avancées et les dossiers de recherche
    • Utiliser les historiques clients pour gérer l’information par personne
    • Créer des règles de messagerie pour diminuer le nombre de courriels dans la boîte de réception, les trier plus facilement et plus vite
    • Utiliser les actions rapides (règles ponctuelles)
    • Gérer adéquatement les dossiers contacts et les listes de distribution
    • Paramétrer les alertes de nouveaux messages
    • Gérer les courriers indésirables
    • Marquer des messages avec les indicateurs rapides
    • Utiliser les boutons de vote pour faciliter le suivi des réponses
    • Filtrer les messages avec les dossiers de recherche
    • Utiliser l’affichage conversation
    • Associer une couleur à un expéditeur avec la mise en forme automatique

    Bilan, évaluation et synthèse de la formation

    • Réflexion de groupe et apports théoriques du formateur.
    • Travail d’échange avec les apprenants sous forme de réunion – discussion.
    • Utilisation de cas concrets issus de l’expérience professionnelle.
    • Validation des acquis par des questionnaires, des tests d’évaluation, des mises en situation et des jeux pédagogiques.
    • Alternance entre apports théoriques et exercices pratiques (en moyenne sur 30 à 50% du temps)

    Tout public

    En formation présentielle

    Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation et équipée avec :

    • Ordinateurs
    • Vidéo projecteur ou Écran TV interactif
    • Tableau blanc ou Paper-Board

    En formation distancielle

    A l’aide d’un logiciel comme ® Microsoft Teams ou Zoom, un micro et une caméra pour l’apprenant.

    • Suivez une formation en temps réel et entièrement à distance. Lors de la session en ligne, les apprenants interagissent et communiquent entre eux et avec le formateur.
    • Les formations en distanciel sont organisées en Inter-Entreprise comme en Intra-Entreprise.
    • L’accès à l’environnement d’apprentissage (support de cours, ressources formateur, fichiers d’exercices …) ainsi qu’aux preuves de suivi et d’assiduité (émargement, évaluation) est assuré.
    • Les participants recevront une convocation avec le lien de connexion à la session de formation.
    • Pour toute question avant et pendant le parcours, une assistance technique et pédagogique est à disposition par téléphone au 02 35 12 25 55 ou par email à commercial@xxlformation.com
    • Positionnement préalable oral ou écrit.
    • Feuille de présence signée en demi-journée.
    • Evaluation des acquis tout au long de la formation.
    • Questionnaire de satisfaction
    • Attestation de stage à chaque apprenant
    • Evaluation formative tout au long de la formation.
    • Evaluation sommative faite par le formateur.
    • Nos formateurs sont des experts dans leurs domaines d’intervention
    • Leur expérience de terrain et leurs qualités pédagogiques constituent un gage de qualité

    Inscription

    Inter
    Intra
    Sur Mesure
    Durée :
    1 jour
    Tarif :
    550 € - Prix jour / personne
    Référence :
    5-EP-MESS

    Prochaines sessions

    Inscription
    Mise à jour : 2023/11/27

    Durée de validité : du 01/01/2024 au 31/12/2024