Classer utile, rapide et efficace
Efficacité professionnelle
Référence formation : 5-EP-CLAS - Durée : 2 jours
- Objectifs
- Pré-requis
- Pédagogie
Organisation
Les sessions de formation ont lieu de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00
Profil formateur
- Nos formateurs sont des experts dans leurs domaines d'intervention
- Leur expérience de terrain et leurs qualités pédagogiques constituent un gage de qualité
Moyens pédagogiques
- Réflexion de groupe et apports théoriques du formateur.
- Travail d'échange avec les apprenants sous forme de réunion - discussion.
- Utilisation de cas concrets issus de l'expérience professionnelle.
- Validation des acquis par des questionnaires, des tests d'évaluation, des mises en situation et des jeux pédagogiques.
- Alternance entre apports théoriques et exercices pratiques (en moyenne sur 30 à 50% du temps)
Modalités d'évaluation
- Positionnement préalable oral ou écrit.
- Feuille de présence signée en demi-journée.
- Evaluation des acquis tout au long de la formation.
- Questionnaire de satisfaction
- Attestation de stage à chaque apprenant
- Evaluation formative tout au long de la formation.
- Evaluation sommative faite par le formateur .
Public concerné
Salariés - Demandeur d'emploi - Reconversion professionnelle
Adaptation pédagogique et matérielle
Si vous avez besoin d'adaptation matérielle ou pédagogique, merci de prendre contact avec notre référent Handicap par téléphone au 02 35 12 25 55 ou par email à handicap@xxlformation.com
Moyens techniques en formation présentielle
Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation et équipée avec :
- Ordinateurs
- Vidéo projecteur ou Écran TV interactif
- Tableau blanc ou Paper-Board
Moyens techniques en formation distancielle
A l'aide d'un logiciel comme ® Microsoft Teams ou Zoom, un micro et une caméra pour l'apprenant.
- Suivez une formation en temps réel et entièrement à distance. Lors de la session en ligne, les apprenants interagissent et communiquent entre eux et avec le formateur.
- Les formations en distanciel sont organisées en Inter-Entreprise comme en Intra-Entreprise.
- L'accès à l'environnement d'apprentissage (support de cours, ressources formateur, fichiers d'exercices ...) ainsi qu'aux preuves de suivi et d'assiduité (émargement, évaluation) est assuré.
- Les participants recevront une convocation avec le lien de connexion à la session de formation.
- Pour toute question avant et pendant le parcours, une assistance technique et pédagogique est à disposition par téléphone au 02 35 12 25 55 ou par email à commercial@xxlformation.com
Contenu pédagogique
Présentation de la formation, des participants et de leurs attentes spécifiques
Analyser l'information et choisir une méthode de classement
- Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
- Mettre en œuvre les principes du classement
- Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
- Choisir la méthode de classement la mieux adaptée
Les freins à la mise en place et à l'utilisation d'un système de classement
- Identifier les freins pour la mise en place d'un système de classement
- Gestion du temps
Faciliter l'accès de tous à l'information
- Adopter la démarche pour réorganiser le classement d'un service
- Élaborer un plan de classement
- Choisir des titres de dossiers pertinents
- Structurer ses dossiers de façon pratique
- Harmoniser les logiques individuelles au sein d'une équipe
- Faire coïncider le classement papier et micro
- Choisir un matériel adapté
Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver
- Adopter les pratiques des professionnels de l'archivage
- Bonnes raisons de garder :
- quoi garder ?
- pendant combien de temps ?
- selon quels critères ?
- Connaître les durées légales de conservation des documents
- Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après
Classer avec PC
- Concevoir ses bases de données
- Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service
Optimiser sa messagerie
- Fonctions d'Outlook pour gagner du temps dans le traitement des messages
- Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook