Outlook – Perfectionnement

Les sessions de formation ont lieu de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00

Le traitement de certaines notions dépend de la version de l’application utilisée.

Paramétrer Outlook

• Créer et gérer plusieurs signatures structurées avec texte et image
• Activer la page Outlook aujourd’hui au démarrage
• Paramétrer l’espace de travail Outlook (volet de navigation, volet de lecture, barre des tâches, ou TO DO …)
• Paramétrer le calendrier (jours, horaires de travail et emplacement de travail)
• Gérer le gestionnaire d’absence de bureau
• Afficher les numéros de semaine
• Créer un deuxième calendrier

Envoyer un message

• Créer un nouveau message et choisir la signature
• Utiliser les champs CC et CCI
• Utiliser les indicateurs d’importance
• Activer un indicateur de suivi pour le destinataire
• Gérer les options de remise (accusé réception ou confirmation de lecture)
• Modifier les paramètres de réponse directe
• Effectuer un envoi différé du message
• Créer et utiliser des modèles de texte à insérer rapidement dans un message (Quickpart ou My Templates)
• Renvoyer un message
• Rappeler un message

Recevoir des messages (classement et organisation)

• Optimiser la réception des messages avec la méthode CAP (Classer-Agir-Supprimer)
• Créer et gérer les catégories de classement
• Assigner un message à une catégorie de classement
• Effectuer un suivi du message
• Réorganiser les messages
• Trier les messages
• Effectuer des recherches dans la boîte de réception (Filtrer selon critère)
• Paramétrer l’affichage des messages reçus
• Créer des dossiers de classement dans la boîte de réception
• Mettre les dossiers en favori
• Ranger manuellement un message dans le dossier de classement
• Créer une règle de messagerie
• Créer et utiliser les actions rapides
• Gérer les courriers indésirables
• Bloquer un expéditeur douteux
• Imprimer un message
• Supprimer les messages et gérer le dossier Éléments supprimés
• Gestionnaire d’absence du bureau

Gérer les contacts

• Faire la différence entre les contacts personnels et l’annuaire LDAP (service d’annuaire) de votre organisation
• Créer des contacts (directement ou à partir d’un message reçu)
• Créer des groupes de contacts
• Envoyer un message au contact ou au groupe de contacts
• Créer des dossiers de classement des contacts

Être opérationnel sur le calendrier Outlook

• Créer un rendez-vous ou évènement (rappel)
• Créer une réunion avec participants côté organisateur
• Utiliser l’assistant de planification
• Gérer les options de réponse de la réunion
• Répondre à une invitation de réunion côté participant
• Effectuer un suivi de la demande de réunion côté organisateur
• Modifier dates et horaires d’une réunion
• Ajouter de nouveaux participants à une réunion
• Organiser une réunion Teams
• Imprimer une copie du calendrier

Partager un dossier Outlook (calendrier / contacts / boîte de réception)

• Partager le calendrier et définir les droits d’autorisation
• Ouvrir un calendrier partagé
• Partager les contacts ou la boîte de réception
• Ouvrir un dossier partagé

Gérer les tâches et les notes

• Créer une nouvelle tâche
• Assigner une tâche à un collaborateur
• Effectuer le suivi d’une tâche assignée
• Créer une nouvelle note

Archiver et sauvegarder

• Archiver les dossiers dans un fichier de données Outlook (.pst)
• Ouvrir un fichier d’archive
• Importer et exporter les dossiers

• Réflexion de groupe et apports théoriques du formateur.
• Travail d’échange avec les apprenants sous forme de réunion – discussion.
• Utilisation de cas concrets issus de l’expérience professionnelle.
• Validation des acquis par des questionnaires, des tests d’évaluation, des mises en situation et des jeux pédagogiques.
• Alternance entre apports théoriques et exercices pratiques (en moyenne sur 30 à 50% du temps)

Modalités pédagogiques : Présentiel, Distanciel et AFEST

Utilisateurs souhaitant maîtriser Outlook dans ses fonctionnalités avancées

En formation présentielle

Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation et équipée avec :

• Ordinateurs
• Vidéo projecteur ou Écran TV interactif
• Tableau blanc ou Paper-Board

En formation distancielle

A l’aide d’un logiciel comme ® Microsoft Teams ou Zoom, un micro et une caméra pour l’apprenant.

• Suivez une formation en temps réel et entièrement à distance. Lors de la session en ligne, les apprenants interagissent et communiquent entre eux et avec le formateur.
• Les formations en distanciel sont organisées en Inter-Entreprise comme en Intra-Entreprise.
• L’accès à l’environnement d’apprentissage (support de cours, ressources formateur, fichiers d’exercices …) ainsi qu’aux preuves de suivi et d’assiduité (émargement, évaluation) est assuré.
• Les participants recevront une convocation avec le lien de connexion à la session de formation.
• Pour toute question avant et pendant le parcours, une assistance technique et pédagogique est à disposition par téléphone au 02 35 12 25 55 ou par email à commercial@xxlformation.com

• Positionnement préalable oral ou écrit.
• Feuille de présence signée en demi-journée.
• Evaluation des acquis tout au long de la formation.
• Questionnaire de satisfaction
• Attestation de stage à chaque apprenant
• Evaluation formative tout au long de la formation.
• Evaluation sommative faite par le formateur ou à l’aide de la certification RS6958 – Tosa Gérer les courriels et la planification avec Outlook – France Compétences (francecompetences.fr).

• Nos formateurs sont des experts dans leurs domaines d’intervention
• Leur expérience de terrain et leurs qualités pédagogiques constituent un gage de qualité