Classer utile, rapide et efficace

Les sessions de formation ont lieu de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00

Présentation de la formation, des participants et de leurs attentes spécifiques

Analyser l’information et choisir une méthode de classement

• Analyser l’information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
• Mettre en œuvre les principes du classement
• Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
• Choisir la méthode de classement la mieux adaptée

Les freins à la mise en place et à l’utilisation d’un système de classement

• Identifier les freins pour la mise en place d’un système de classement
• Gestion du temps

Faciliter l’accès de tous à l’information

• Adopter la démarche pour réorganiser le classement d’un service
• Élaborer un plan de classement
• Choisir des titres de dossiers pertinents
• Structurer ses dossiers de façon pratique
• Harmoniser les logiques individuelles au sein d’une équipe
• Faire coïncider le classement papier et micro
• Choisir un matériel adapté

Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver

• Adopter les pratiques des professionnels de l’archivage
• Bonnes raisons de garder :
• quoi garder ?
• pendant combien de temps ?
• selon quels critères ?
• Connaître les durées légales de conservation des documents
• Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après

Classer avec PC

• Concevoir ses bases de données
• Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service

Optimiser sa messagerie

• Fonctions d’Outlook pour gagner du temps dans le traitement des messages
• Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook

Découvrir la gestion électronique des documents

Bilan, évaluation et synthèse de la formation

• Réflexion de groupe et apports théoriques du formateur.
• Travail d’échange avec les apprenants sous forme de réunion – discussion.
• Utilisation de cas concrets issus de l’expérience professionnelle.
• Validation des acquis par des questionnaires, des tests d’évaluation, des mises en situation et des jeux pédagogiques.
• Alternance entre apports théoriques et exercices pratiques (en moyenne sur 30 à 50% du temps)

Tout public

En formation présentielle

Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation et équipée avec :

• Ordinateurs
• Vidéo projecteur ou Écran TV interactif
• Tableau blanc ou Paper-Board

En formation distancielle

A l’aide d’un logiciel comme ® Microsoft Teams ou Zoom, un micro et une caméra pour l’apprenant.

• Suivez une formation en temps réel et entièrement à distance. Lors de la session en ligne, les apprenants interagissent et communiquent entre eux et avec le formateur.
• Les formations en distanciel sont organisées en Inter-Entreprise comme en Intra-Entreprise.
• L’accès à l’environnement d’apprentissage (support de cours, ressources formateur, fichiers d’exercices …) ainsi qu’aux preuves de suivi et d’assiduité (émargement, évaluation) est assuré.
• Les participants recevront une convocation avec le lien de connexion à la session de formation.
• Pour toute question avant et pendant le parcours, une assistance technique et pédagogique est à disposition par téléphone au 02 35 12 25 55 ou par email à commercial@xxlformation.com

• Positionnement préalable oral ou écrit.
• Feuille de présence signée en demi-journée.
• Evaluation des acquis tout au long de la formation.
• Questionnaire de satisfaction
• Attestation de stage à chaque apprenant
• Evaluation formative tout au long de la formation.
• Evaluation sommative faite par le formateur.

• Nos formateurs sont des experts dans leurs domaines d’intervention
• Leur expérience de terrain et leurs qualités pédagogiques constituent un gage de qualité