Utiliser la messagerie Outlook efficacement

Les sessions de formation ont lieu de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00

Présentation de la formation, des participants et de leurs attentes spécifiques

Les principes de gestion du temps appliqués à Outlook

• Mauvaises habitudes
• Pratiques chronophages
• Bonnes pratiques

Organiser sa boîte de réception de messages

• Créer une catégorie pour permettre des recherches
• Trier et organiser ses messages
• Utiliser des dossiers de rangement
• Créer et utiliser des dossiers personnels (en local)
• Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
• Prévenir ses correspondants de son absence

Améliorer la gestion des messages

• Comment le courriel peut aider ou nuire à la gestion du temps ?
• Coûts réels en temps d’utilisation des courriels
• Quand, comment et pourquoi utiliser le courriel ?
• Diminuer les pertes de temps dues aux interruptions par les courriels
• Trucs et astuces pour une meilleure rédaction de courriels
• Utiliser plus judicieusement le A, le CC, et le CCI
• Utiliser certaines options avancées pour l’envoi des courriels
• Classer adéquatement les courriels à court, moyen et long terme et effectuer des recherches efficaces
• Utiliser les options avancées et les dossiers de recherche
• Utiliser les historiques clients pour gérer l’information par personne
• Créer des règles de messagerie pour diminuer le nombre de courriels dans la boîte de réception, les trier plus facilement et plus vite
• Utiliser les actions rapides (règles ponctuelles)
• Gérer adéquatement les dossiers contacts et les listes de distribution
• Paramétrer les alertes de nouveaux messages
• Gérer les courriers indésirables
• Marquer des messages avec les indicateurs rapides
• Utiliser les boutons de vote pour faciliter le suivi des réponses
• Filtrer les messages avec les dossiers de recherche
• Utiliser l’affichage conversation
• Associer une couleur à un expéditeur avec la mise en forme automatique

Bilan, évaluation et synthèse de la formation

• Réflexion de groupe et apports théoriques du formateur.
• Travail d’échange avec les apprenants sous forme de réunion – discussion.
• Utilisation de cas concrets issus de l’expérience professionnelle.
• Validation des acquis par des questionnaires, des tests d’évaluation, des mises en situation et des jeux pédagogiques.
• Alternance entre apports théoriques et exercices pratiques (en moyenne sur 30 à 50% du temps)

Modalités pédagogiques : Présentiel, Distanciel et AFEST

Tout public

En formation présentielle

Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation et équipée avec :

• Ordinateurs
• Vidéo projecteur ou Écran TV interactif
• Tableau blanc ou Paper-Board

En formation distancielle

A l’aide d’un logiciel comme ® Microsoft Teams ou Zoom, un micro et une caméra pour l’apprenant.

• Suivez une formation en temps réel et entièrement à distance. Lors de la session en ligne, les apprenants interagissent et communiquent entre eux et avec le formateur.
• Les formations en distanciel sont organisées en Inter-Entreprise comme en Intra-Entreprise.
• L’accès à l’environnement d’apprentissage (support de cours, ressources formateur, fichiers d’exercices …) ainsi qu’aux preuves de suivi et d’assiduité (émargement, évaluation) est assuré.
• Les participants recevront une convocation avec le lien de connexion à la session de formation.
• Pour toute question avant et pendant le parcours, une assistance technique et pédagogique est à disposition par téléphone au 02 35 12 25 55 ou par email à commercial@xxlformation.com

• Positionnement préalable oral ou écrit.
• Feuille de présence signée en demi-journée.
• Evaluation des acquis tout au long de la formation.
• Questionnaire de satisfaction
• Attestation de stage à chaque apprenant
• Evaluation formative tout au long de la formation.
• Evaluation sommative faite par le formateur.

• Nos formateurs sont des experts dans leurs domaines d’intervention
• Leur expérience de terrain et leurs qualités pédagogiques constituent un gage de qualité