Microsoft 365 – Utiliser les outils collaboratifs – Initiation

Les sessions de formation ont lieu de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00

Démarrer avec Office 365

• Vue d’ensemble
• Se connecter / se déconnecter du portail
• Interface du portail
• Tour d’horizon des différents outils

OneDrive

1. Introduction

• Présentation du concept et découverte du Cloud
• Qu’est-ce que OneDrive ?
• Comprendre OneDrive
• Accéder au stockage et les limites
• Accéder à OneDrive
• OneDrive dans l’explorateur de fichiers Windows

2. Prise en main de l’interface

• Utiliser le volet de navigation
• Utiliser le volet des fichiers
• Utiliser la barre d’outils

3. Créer et gérer ses documents ou dossiers

• Création d’un dossier ou d’un fichier
• Partager des fichiers ou des dossiers
• Enregistrer directement dans OneDrive depuis une application Office
• Sélectionner des fichiers ou des dossiers
• Copier, déplacer des fichiers ou des dossiers

4. Trier la liste des fichiers

• Apprendre à utiliser l’outil Tri
• Utiliser le tri personnalisé et l’enregistrement

Teams : être à l’aise dans l’utilisation de l’outil

1. Découvrir Microsoft Teams

• Qu’est-ce que Microsoft Teams ?
• Se connecter à Microsoft Teams
• Prendre en main l’interface

2. Travailler en équipe

• Comprendre l’organisation en équipe avec des canaux
• Créer des canaux

3. Bien utiliser les publications

• Répondre à une publication, écrire une publication ou une annonce
• Mentionner quelqu’un
• Rester informé avec « Activité » et les notifications
• Enregistrer une publication pour la lire plus tard

4. Conversations, appels et réunions

• Improviser une réunion audio et vidéo
• Visualiser et gérer les réunions dans le calendrier de Teams
• Gérer les paramètres audio
• Rejoindre une réunion dans Teams
• Partager du contenu dans une réunion
• Utiliser l’affichage « Conversations »

5. Gérer ses fichiers

• Retrouver des fichiers dans un canal
• Initier une coédition sur un fichier à partir de Teams
• Accéder à ses fichiers OneDrive à partir de Teams
• Accéder aux dossiers d’un canal depuis l’explorateur de fichiers Windows

Initiation à SharePoint

1. Les bibliothèques de documents

• Comprendre les points communs avec les listes
• Gérer le menu du document
• Utiliser des onglets
• Ouvrir un document avec Office ou avec Excel dans le navigateur
• Modifier, extraire / archiver un document
• Gérer les métadonnées (propriétés)
• Télécharger un document / des documents
• Gérer des versions d’un même document
• Envoyer des documents par mail
• Présentation de la vue « explorateur »
• Utiliser un document en mode déconnecté
• Créer des alertes sur un document, sur la bibliothèque
• Etre averti X jours avant une échéance
• Créer et utiliser des affichages personnels

2. La recherche (30 minutes)

• Présentation
• Les options
• La recherche de base
• Les opérateurs de recherche
• La recherche avancée

ToDo : Organisez toutes vos tâches

• Définition
• Utilisation de Microsoft To Do avec les tâches Outlook
• Créer, supprimer et restaurer des listes
• Personnaliser vos listes
• Créer, supprimer et restaurer des tâches
• Ajouter des échéances et des rappels à vos tâches
• Ajouter des étapes, de l’importance, des notes et des balises à vos tâches

OneNote : Organiser et réutiliser vos notes

1. Découvrir OneNote (30 minutes)

• Rôle et fonctionnement
• OneNote Online et version application
• Ouvrir un bloc-notes
• Travailler avec les sections
• Organiser les pages

2. Créer et insérer du contenu (60 minutes)

• Créer sa première note
• Envoyer du contenu dans OneNote
• Créer des listes
• Insérer des tableaux
• Insérer des images, des captures d’écran
• Intégrer des fichiers
• Insérer des liens
• Dessiner
• Enregistrer des fichiers audio et vidéo
• Ajouter des indicateurs et des balises
• Rechercher de l’information dans un bloc-notes

3. Partager, collaborer (30 minutes)

• Partager un bloc-notes
• Travailler à plusieurs sur OneNote
• Gérer l’historique des modifications

Forms : Créer des formulaires

1. Créer un nouveau formulaire

• Tour d’horizon de l’interface de Forms
• Formulaire et questionnaire
• Créer et paramétrer un formulaire
• Titre, thème, description et option multilingue

2. Créer les différentes questions

• Ajouter des sections
• Ajouter une question de type texte
• Exiger une réponse numérique ou une date
• Questions à choix uniques et multiples
• Question de type évaluation
• Question de type classement
• Echelle de Likert
• Permettre la transmission de fichiers
• Paramétrer des options d’embranchement
• Particularités du Quizz

3. Exploiter les réponses

• Partager, diffuser le formulaire
• Afficher les réponses
• Analyser les réponses dans Excel

Sway : Créer une plaquette interactive

• Découvrir Sway
• Créer une présentation Sway
• Paramétrer un scénario
• Comprendre la notion de cartes
• Gérer du texte et des entêtes
• Ajouter des images d’arrière-plan aux différents blocs
• Insérer des images
• Grouper les images
• Choisir un design
• Paramétrer la navigation
• Dupliquer une présentation Sway
• Grouper des textes et des images

• Réflexion de groupe et apports théoriques du formateur.
• Travail d’échange avec les apprenants sous forme de réunion – discussion.
• Utilisation de cas concrets issus de l’expérience professionnelle.
• Validation des acquis par des questionnaires, des tests d’évaluation, des mises en situation et des jeux pédagogiques.
• Alternance entre apports théoriques et exercices pratiques (en moyenne sur 30 à 50% du temps)

Toute personne souhaitant utiliser les outils collaboratifs de la suite Microsoft 365

En formation présentielle

Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation et équipée avec :

• Ordinateurs
• Vidéo projecteur ou Écran TV interactif
• Tableau blanc ou Paper-Board

En formation distancielle

A l’aide d’un logiciel comme ® Microsoft Teams ou Zoom, un micro et une caméra pour l’apprenant.

• Suivez une formation en temps réel et entièrement à distance. Lors de la session en ligne, les apprenants interagissent et communiquent entre eux et avec le formateur.
• Les formations en distanciel sont organisées en Inter-Entreprise comme en Intra-Entreprise.
• L’accès à l’environnement d’apprentissage (support de cours, ressources formateur, fichiers d’exercices …) ainsi qu’aux preuves de suivi et d’assiduité (émargement, évaluation) est assuré.
• Les participants recevront une convocation avec le lien de connexion à la session de formation.
• Pour toute question avant et pendant le parcours, une assistance technique et pédagogique est à disposition par téléphone au 02 35 12 25 55 ou par email à commercial@xxlformation.com

• Positionnement préalable oral ou écrit.
• Feuille de présence signée en demi-journée.
• Evaluation des acquis tout au long de la formation.
• Questionnaire de satisfaction
• Attestation de stage à chaque apprenant
• Evaluation formative tout au long de la formation.
• Evaluation sommative faite par le formateur ou à l’aide de la certification RS6960 – Tosa Utiliser les outils collaboratifs de Microsoft 365 pour améliorer la productivité – France Compétences (francecompetences.fr).

• Nos formateurs sont des experts dans leurs domaines d’intervention
• Leur expérience de terrain et leurs qualités pédagogiques constituent un gage de qualité