Utiliser l’IA pour les fonctions administratives

Les sessions de formation ont lieu de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00

Organisation administrative

• Identifier les tâches administratives où l’IA peut apporter un gain réel.
• Définir une méthode simple : objectif → demande structurée → vérification → diffusion.

Rédaction et reformulation

• Rédiger ou reformuler courriers, emails, comptes rendus.
• Adapter le ton, la clarté et la structure selon le contexte.
• Exercices pratiques sur des documents professionnels réels.

Synthèse de documents

• Extraire les informations clés d’un texte ou d’un rapport.
• Produire des résumés et points d’action.
• Identifier ce qui nécessite un contrôle ou une validation humaine.

Création de procédures et supports internes

• Générer modes opératoires, checklists et FAQ internes.
• Structurer des modèles réutilisables.
• Standardiser les bonnes pratiques de l’équipe.

Planification et priorisation

• Créer des listes d’actions et plannings à partir de demandes ou projets.
• Identifier des priorités et des échéances importantes.
• Préparer des réunions avec ordre du jour et supports synthétiques.
• Suivi et relances automatisés par l’IA.

Gestion documentaire

• Structurer et nommer les documents pour faciliter la recherche.
• Standardiser les fichiers et dossiers selon les pratiques internes.
• Aider à retrouver rapidement l’information pertinente avec l’IA.

Confidentialité et vigilance

• Identifier les informations internes et données personnelles à protéger.
• Vérifier systématiquement les contenus générés avant diffusion.
• Maintenir un cadre sécurisé et responsable de l’usage de l’IA.

• Réflexion de groupe et apports théoriques du formateur.
• Travail d’échange avec les apprenants sous forme de réunion – discussion.
• Utilisation de cas concrets issus de l’expérience professionnelle.
• Validation des acquis par des questionnaires, des tests d’évaluation, des mises en situation et des jeux pédagogiques.
• Alternance entre apports théoriques et exercices pratiques (en moyenne sur 30 à 50% du temps)

Modalités pédagogiques : Présentiel, Distanciel et AFEST

Assistants administratifs, assistants de direction, secrétaires, personnel administratif, fonctions support.

En formation présentielle

Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation et équipée avec :

• Ordinateurs
• Vidéo projecteur ou Écran TV interactif
• Tableau blanc ou Paper-Board

En formation distancielle

A l’aide d’un logiciel comme ® Microsoft Teams ou Zoom, un micro et une caméra pour l’apprenant.

• Suivez une formation en temps réel et entièrement à distance. Lors de la session en ligne, les apprenants interagissent et communiquent entre eux et avec le formateur.
• Les formations en distanciel sont organisées en Inter-Entreprise comme en Intra-Entreprise.
• L’accès à l’environnement d’apprentissage (support de cours, ressources formateur, fichiers d’exercices …) ainsi qu’aux preuves de suivi et d’assiduité (émargement, évaluation) est assuré.
• Les participants recevront une convocation avec le lien de connexion à la session de formation.
• Pour toute question avant et pendant le parcours, une assistance technique et pédagogique est à disposition par téléphone au 02 35 12 25 55 ou par email à commercial@xxlformation.com

• Positionnement préalable oral ou écrit.
• Feuille de présence signée en demi-journée.
• Evaluation des acquis tout au long de la formation.
• Questionnaire de satisfaction
• Attestation de stage à chaque apprenant
• Evaluation formative tout au long de la formation.
• Evaluation sommative faite par le formateur.

• Nos formateurs sont des experts dans leurs domaines d’intervention
• Leur expérience de terrain et leurs qualités pédagogiques constituent un gage de qualité