Page 251 - CATALOGUE AGINIUS 2020

Efficacité Professionnelle Efficacité Professionnelle

Gérer efficacement son temps Développer sa capacité d’adaptation Classer utile, rapide et efficace Optimiser sa messagerie
et son organisation

3 jours 2 jours 2 jours 1 jour
Objectifs Ref. 5-EP-TEMP Objectifs Ref. 5-EP-ADAPT Objectifs Ref. 5-EP-CLAS Objectifs Ref. 5-EP-MESS
• Comprendre sa relation au temps • Vivre le changement de manière très réactive et positive en analysant ses • Mettre en place ou refondre un classement efficace, accessible, fiable et • Gérer l’abondance des courriels en qualité d’expéditeur et de receveur, les
• Acquérir une démarche positive pour gérer son temps propres comportements, en recherchant l’adaptation permanente évolutif prioriser, les classer
• S’approprier ou se réapproprier des outils d’organisation Public • Utiliser les fonctionnalités de son PC pour faciliter les recherches Public
Public • Organiser les archives
• Tout public Public • Tout public
• Tout public
Prérequis
Prérequis
Prérequis • Pas de prérequis spécifique • Tout public • Pas de prérequis spécifique
• Pas de prérequis spécifique Prérequis
Moyens pédagogiques Moyens pédagogiques • Pas de prérequis spécifique Moyens pédagogiques
• Formateur expert dans le domaine • Formateur expert dans le domaine Moyens pédagogiques • Formateur expert dans le domaine
• Padagogie participative et active, support de cours remis à chaque
• Padagogie participative et active, support de cours remis à chaque
• Support de cours remis à chaque participant, vidéo projecteur, tableau participant, vidéo projecteur, tableau blanc et paperboard • Formateur expert dans le domaine participant, vidéo projecteur, tableau blanc et paperboard
blanc et paperboard • Feuille de présence signée en demi-journée, évaluation des acquis tout au • Padagogie participative et active, support de cours remis à chaque • Feuille de présence signée en demi-journée, évaluation des acquis tout au
• Feuille de présence signée en demi-journée, évaluation des acquis tout au long de la formation, questionnaire de satisfaction, attestation de stage participant, vidéo projecteur, tableau blanc et paperboard long de la formation, questionnaire de satisfaction, attestation de stage
long de la formation, questionnaire de satisfaction, attestation de stage • Feuille de présence signée en demi-journée, évaluation des acquis tout au
long de la formation, questionnaire de satisfaction, attestation de stage

Programme Programme Programme Programme

1. La relation au temps 1. L’acceptation du changement 1. Analyser l’information et choisir une méthode de classement 1. Les principes de gestion du temps appliqués à Outlook
• Approche personnelle : perception du temps • Qu’est-ce que le changement ? • Analyser l’information à traiter dans son service, identifier les atouts et • Mauvaises habitudes
• Evaluation de son mode d’organisation • Pourquoi fait-il si peur ? contraintes • Pratiques chronophages
• Temps professionnel, le temps personnel • Quels comportements devons-nous adopter face au changement ? • Mettre en oeuvre les principes du classement • Bonnes pratiques
• Analyse des « voleurs de temps » 2. L’étude de nos propres comportements • Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et 2. Organiser sa boîte de réception de messages
• Action personnelle à mener • Mise en évidence des trois comportements fondamentaux inconvénients • Créer une catégorie pour permettre des recherches
2. Les outils d’organisation du travail • Facteurs influençant nos comportements • Choisir la méthode de classement la mieux adaptée • Trier et organiser ses messages
• Méthode ABC • Construction de l’échelle de comportements 2. Les freins à la mise en place et à l’utilisation d’un système de classement • Utiliser des dossiers de rangement
• Plan de travail • Comportements au service de l’évolution personnelle • Identifier les freins pour la mise en place d’un système de classement • Créer et utiliser des dossiers personnels (en local)
• Outils d’organisation 3. La flexibilité relationnelle • Gestion du temps • Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
• Check list ou modes opératoires • Développer son sens de l’écoute et de l’observation 3. Faciliter l’accès de tous à l’information • Prévenir ses correspondants de son absence
• Gestion de l’information • Bases de la relation humaine constructive et positive • Adopter la démarche pour réorganiser le classement d’un service 3. Améliorer la gestion des messages
3. La relation avec les autres • Reconnaître les états du Moi dans les échanges • Élaborer un plan de classement • Comment le courriel peut aider ou nuire à la gestion du temps
• Communication efficace • Développer son adaptabilité relationnelle • Choisir des titres de dossiers pertinents • Coûts réels en temps d’utilisation des courriels
• Gestion du téléphone, des réunions, des entretiens 4. Adopter les bons comportements relationnels • Structurer ses dossiers de façon pratique • Quand, comment et pourquoi utiliser le courriel
• Délégation • Accepter les différences de ses interlocuteurs • Harmoniser les logiques individuelles au sein d’une équipe • Diminuer les pertes de temps dues aux interruptions par les courriels
• Démarche assertive • Se préparer à évoluer • Faire coïncider le classement papier et micro • Trucs et astuces pour une meilleure rédaction de courriels
4. Le plan d’action individuel • Construire son changement • Choisir un matériel adapté • Utiliser plus judicieusement le A, le CC, et le CCI
• Volonté de changer • Prendre en main sa réussite 4. Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver • Utiliser certaines options avancées pour l’envoi des courriels
• Formulation d’objectifs réalisables • Adopter les pratiques des professionnels de l’archivage • Classer adéquatement les courriels à court, moyen et long terme et
• Plan d’action • Bonnes raisons de garder : effectuer des recherches efficaces
• que garder • Utiliser les options avancées et les dossiers de recherche
• pendant combien de temps • Utiliser les historiques clients pour gérer l’information par personne
• selon quels critères • Créer des règles de messagerie pour diminuer le nombre de courriels
• Connaître les durées légales de conservation des documents. dans la boîte de réception, les trier plus facilement et plus vite
• Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup • Utiliser les actions rapides (règles ponctuelles)
sûr le document, même de nombreuses années après. • Gérer adéquatement les dossiers Contacts et les listes de distribution
5. Classer avec PC • Paramétrer les alertes de nouveaux messages
• Gérer les courriers indésirables
• Concevoir ses bases de données • Marquer des messages avec les indicateurs rapides
• Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service • Utiliser les boutons de vote pour faciliter le suivi des réponses
6. Optimiser sa messagerie • Filtrer les messages avec les dossiers de recherche
• Fonctions d’outlook pour gagner du temps dans le traitement des • Utiliser l’affichage conversation
messages. • Associer une couleur à un expéditeur avec la mise en forme automatique
• Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook.
7. Découvrir la gestion électronique des documents

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